Toaletare/ Ordonare/ Inventariere documente

Ordonare documente dupa normele din Nomenclator

Conform Legii Arhivelor Nationale numărul 16/1996 şi a normelor de aplicare, documentele se grupează în dosare potrivit Nomenclatorului Arhivistic, aprobat de Directia Judeteana a Arhivelor Nationale.
În vederea predării dosarelor la compartimentul de. arhivă se efectuează următoarele operaţiuni de prelucrare arhivistica: 
1. Toaletarea: 

Aceasta operatiune consta in eliminarea corpurilor din metal (capse, agrafe, etc), eliminarea filelor/separatoare1or/foliilor/invelitorilor/etc, lipirea bonurilor/ anexelor de format mai mic de A4 pe coli A4 pt. legare/pastrare in dosare standard. Dupa caz se realizeaza si o curatare a filelor de margini sau alte elemente;

2.Ordonarea, Inventarierea si legatorie

• În procesul de prelucrare a documentelor de arhivă, Inventarierea este operaţiunea arhivistică ce constă în luarea în evidenţă a dosarelor/unităţilor arhivistice, după ce au fost supuse toaletarii si ordonării conform criteriilor, problemelor şi termenelor de păstrare prevăzute în Nomenclatorul Arhivistic.

• Pe coperta fiecărui dosar se înscriu obligatoriu urmatoarele:
■ denumirea unitaţii şi a compartimentului creator
■ numărul de dosar din inventar
■ continutul pe scurt
■ anul
■ indicativul din nomenclator
■ datele de inceput şi de sfârşit a documentelor cuprinse în dosar
■ volumul şi termenul de păstrare
• Inventarul va cuprinde toate dosarele care au acelaşi termen de păstrare, create pe parcursul unui an, la nivelul unui.compartiment de muncă.
• Dosarele vor contine maxim 250-300 de file.

3. Numerotarea paginilor si certificarea dosarelor

  • Filele ce urmează să fie cuprinse în dosare se numerotează individual, cu creion negru sau cu ajutorul unui ştanţator mecanic.
  • Certificarea numarului de file al dosarului
  • Numerotarea documentelor ce au caracter permanent este obligatorie. 

4. Ordonarea dosarelor

Ordonarea dosarelor pe rafturile arhivei beneficiarului
• Acesta operatiune consta in intocmirea topometriei rafturilor, asezarea dosarelor in cutii (daca se solicita), asezarea pe raft intr-o ordine prestabilita prin topometria rafturilor si operarea in listele de inventariere a pozitiei dosarului pe raft. 

Comentarii

Produse asemanatoare

Firma Emalux SRL din Cluj va ofera servicii de arhivare :

  • prelucrare arhivistica
  • depozitare arhiva curenta

     
Pentru urmatoarele orase:
- Cluj-Napoca
- Turda;
- Dej
- Gherla
- Campia Turzii
- Huedin
- Bistrita
- Oradea

 

De ce sa ne alegeti pe noi?
- Avem cele mai bune preturi;
- Avem o experienta relevanta pe piata;
- Abordam fiecare client ca pe un proiect.
- Lucram usor si transparent